Úvod
V oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (BOZP) a požární ochrany (PO) vzniká řada dokumentů, jejichž uchovávání je důležité nejen z hlediska zákonných povinností, ale i pro ochranu práv a oprávněných zájmů zaměstnavatele. Řádná archivace těchto dokumentů umožňuje prokázat plnění povinností při kontrolách, šetření pracovních úrazů či při soudních sporech.
Zatímco u některých dokumentů stanoví archivaci přímo právní předpis, v jiných případech se vychází z doporučení kontrolních orgánů a z obecných promlčecích lhůt.
Základní principy archivace
Zákonná archivace se vztahuje na dokumenty stanovené právními předpisy (např. záznamy o pracovních úrazech).
Doporučené lhůty vycházejí z metodiky a praxe státních institucí (SUIP, OIP), přičemž reflektují promlčecí lhůty nebo rizika právního sporu.
Archivace vs. ochrana osobních údajů podle GDPR
Archivace dokumentů v oblasti BOZP a PO se často týká osobních údajů zaměstnanců. Proto je nezbytné, aby byla v souladu s obecným nařízením o ochraně osobních údajů (GDPR).
Základní zásady podle GDPR:
Účelovost a časové omezení – osobní údaje lze uchovávat jen po dobu, kdy je to nezbytné pro daný účel.
Minimalizace údajů – uchovávány mohou být pouze ty údaje, které jsou skutečně nutné.
Bezpečnost – dokumenty musí být chráněny před neoprávněným přístupem, ztrátou nebo zneužitím.
Transparentnost – zaměstnanci by měli být informováni o tom, jaké jejich údaje jsou archivovány a proč.
Kdy uchovávat údaje po skončení pracovního poměru?
Po skončení pracovního poměru končí i hlavní účel zpracování osobních údajů (personální a mzdová agenda). Přesto však může být oprávněné uchovávat některé dokumenty i nadále, a to:
z důvodu zákonných povinností
z důvodu oprávněného zájmu zaměstnavatele (např. možnost bránit se ve sporu).
Oprávněný zájem je uznatelný obvykle po dobu 4 let od skončení pracovního poměru – v návaznosti na promlčecí lhůty dle občanského zákoníku (3 roky).
Lhůty pro archivaci vybrané dokumentace BOZP a PO
Dokument | Doba archivace | Komentář |
Záznamy o pracovních úrazech | 45 let | Zákonná |
Záznamy o školení BOZP a PO | 4 roky po skončení pracovního poměru | Doporučená
|
Záznamy o revizích a kontrolách zařízení | Výchozí revizní zprávy uchovávat po celou dobu provozu zařízení.
Pravidelné revizní zprávy archivovat minimálně do provedení následující revize, ideálně však alespoň 5 let. | Zákonná
Doporučená (z praxe OIP, SÚIP) |
Další doporučení pro praxi
Vypracování skartačního řádu pomůže předejít zbytečnému uchovávání dokumentů i riziku předčasné skartace.
Při likvidaci dokumentů dbejte na bezpečné skartování, zejména u osobních údajů.